Vous pouvez déduire certaines dépenses, y compris la TPS/TVH, que vous avez payées pour gagner un revenu d'emploi. Ces dépenses s'inscrivent à la ligne 22900 de votre déclaration.
Deux conditions viennent avant tout le reste : votre contrat d'emploi devait vous obliger à payer les dépenses, et vous n'avez pas reçu d'allocation pour celles-ci — ou l'allocation reçue est déclarée comme revenu. La plupart des employés ne peuvent pas déduire de dépenses d'emploi.
Ce que vous pouvez demander
Ce qui est déductible dépend du type de travail que vous faites. Selon votre situation, la page de l'ARC prévoit des dépenses pour :
- les employés salariés : frais juridiques et comptables, frais de véhicule à moteur, frais de déplacement, frais de stationnement, fournitures, salaire versé à un adjoint ou à un remplaçant, location de bureau, frais de bureau à domicile;
- les employés à commission, qui peuvent aussi déduire la publicité et la promotion, mais dont le total de dépenses ne peut pas dépasser leurs commissions de l'année, sauf pour la déduction pour amortissement (DPA) et les intérêts du véhicule;
- les employés d'une entreprise de transport, pour les frais de repas et d'hébergement, y compris les frais de douches;
- les employés de l'exploitation forestière, pour l'achat et l'utilisation d'une scie à moteur;
- les artistes salariés, pour les dépenses liées à leurs activités artistiques, et les musiciens salariés, pour les frais liés à un instrument de musique;
- les gens de métier salariés et les apprentis mécaniciens, pour le coût des outils admissibles.
Ce qui ne donne pas droit à la demande
Vous ne pouvez pas déduire les frais du transport aller-retour entre votre domicile et votre lieu de travail : l'ARC considère cet usage comme personnel. Il en va de même de la plupart des outils et des vêtements, et du coût du stationnement à votre lieu habituel de travail, y compris les contraventions. Ces montants ne sont déductibles nulle part dans votre déclaration.
Vous ne pouvez pas déduire le coût d'un bien que vous utilisez pour gagner votre revenu, comme un véhicule ou un instrument de musique. Une partie de ce coût se déduit plutôt sous forme de déduction pour amortissement (DPA).
Les fournitures sont uniquement les articles qui servent directement à l'exécution des tâches liées à votre travail.
Ce que votre reçu doit indiquer
C'est la partie la plus concrète de cette ligne, et l'ARC y est précise. Vos reçus pour l'achat de marchandises et de services doivent comprendre les renseignements suivants :
- la date d'achat;
- le nom et l'adresse du vendeur ou du fournisseur;
- votre nom et votre adresse;
- une description complète des produits ou des services que vous avez achetés;
- les renseignements concernant la TPS/TVH que vous avez payée sur vos dépenses, ou le taux de la taxe de vente si vous demandez le remboursement de la TPS/TVH à l'intention des salariés.
Un reçu de caisse qui n'indique ni votre nom ni ce qui a été acheté ne remplit donc pas ces conditions.
L'attestation de l'employeur
Pour la plupart des dépenses — fournitures, salaires, location de bureau, bureau à domicile, scie à moteur, frais de véhicule à moteur — vous devez conserver dans vos dossiers une copie du formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail, dûment rempli par votre employeur. Il n'est pas requis pour les frais juridiques et comptables.
Deux cas ont leur propre case sur ce formulaire :
- une personne de métier joint au formulaire T2200 la liste des outils déclarés et les reçus connexes, l'employeur attestant à la question 12 de la partie C que les outils devaient être achetés et fournis comme condition de travail;
- un apprenti mécanicien suit la même démarche, l'employeur remplissant plutôt la question 13 de la partie C.
Un employé d'une entreprise de transport remplit les parties 1 et 2 du formulaire TL2, Déduction de frais de repas et d'hébergement, et fait remplir la partie 3 par son employeur.
Les confusions courantes
Le formulaire T777 et le reste. Remplissez le formulaire T777, État des dépenses d'emploi, et joignez-le à votre déclaration papier; le total des dépenses s'inscrit à la ligne 22900. Le formulaire T2200, le formulaire TL2, la liste d'outils et les reçus, eux, ne s'envoient pas : vous les conservez.
Les repas et l'hébergement d'un employé de transport. Avec la méthode simplifiée, vous n'avez pas à conserver les reçus de vos repas, mais vous devez tenir une liste détaillée de vos voyages dans un registre ou un journal. Avec la méthode détaillée, vous tenez le même registre et vous conservez en plus les reçus. Les frais d'hébergement et de douches exigent toujours des reçus. Pour les déplacements aux États-Unis, joignez au formulaire TL2 une liste détaillée de ces voyages.
Le véhicule. Si vous utilisez un véhicule à moteur à la fois pour gagner votre revenu d'emploi et pour votre usage personnel, vous ne pouvez déduire que la partie des frais servant à gagner un revenu. Pour la justifier, vous devez tenir un registre du nombre total de kilomètres parcourus et du nombre de kilomètres parcourus pour gagner un revenu d'emploi. Cette répartition ne figure sur aucun reçu; elle s'établit au moment de produire votre déclaration.
La scie à moteur. Vous n'avez pas à joindre le relevé détaillé des frais d'utilisation de votre scie à moteur à votre déclaration, mais conservez ce relevé avec vos registres et vos reçus.
Ce qu'il faut conserver
Vous devez tenir un registre pour chaque année où vous déduisez des dépenses. Ce registre doit comprendre :
- le journal quotidien de vos dépenses, accompagné de vos chèques payés et de vos reçus;
- les talons de billets de vos déplacements;
- les factures;
- les relevés mensuels de vos cartes de crédit;
- un relevé pour chaque véhicule à moteur que vous avez utilisé pour votre emploi, indiquant le total des kilomètres parcourus et les kilomètres parcourus pour votre emploi pendant l'année.
Tenez aussi un registre des véhicules à moteur ou des instruments de musique que vous avez achetés ou vendus, puisque vous pourriez avoir droit à une déduction pour amortissement. Ce registre doit indiquer la date d'achat, le nom de la personne qui vous l'a vendu et le coût d'achat. En cas de vente ou d'échange, indiquez la date qui figure sur le contrat de vente ainsi que la somme reçue.
N'envoyez ni vos registres ni vos reçus avec votre déclaration de revenus et de prestations, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous les demande. L'ARC pourrait réduire votre demande si vous ne conservez pas toutes les pièces justificatives requises. Généralement, vous devez conserver vos registres, version papier ou électronique, et vos documents justificatifs pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Autres dépenses d'emploi
- Formulaire T777, État des dépenses d'emploi
- Formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.