Les repas et les divertissements engagés pour gagner un revenu d'entreprise se déduisent, mais seulement en partie. Sur le formulaire T2125, ils vont à la ligne 8523, Repas et frais de représentation, dont le titre précise lui-même qu'il s'agit de la partie admissible seulement.
La limite qui gouverne toute la ligne
La partie déductible des dépenses engagées pour des aliments, des boissons ou des divertissements se limite à la moitié du moins élevé des montants suivants :
- le montant engagé pour ces dépenses;
- le montant qui est raisonnable dans les circonstances.
Lorsque vous déduisez une dépense sur cette ligne, vous devez calculer la partie déductible à des fins commerciales.
Le reçu porte toujours le montant complet. Conservez-le tel quel : la réduction se fait au moment de produire votre déclaration, pas au moment de classer la pièce.
Ce qui va sur cette ligne
- les repas et les boissons engagés pour gagner un revenu d'entreprise;
- les frais de représentation, notamment les billets et les droits d'entrée pour un spectacle ou une épreuve sportive, les gratifications et le coût de location de locaux pour fournir un divertissement, comme les salles de réception;
- le coût des repas lorsque vous êtes en voyage ou que vous assistez à un congrès, à une conférence ou à toute autre activité similaire. Certaines règles peuvent s'appliquer au montant admissible dans ces situations particulières.
Ce qui ne va pas sur cette ligne
Un repas personnel, sans raison d'affaires. Il n'est pas déductible, ni ici ni ailleurs.
Le repas déjà compté dans un déplacement. Un repas pris en voyage se déclare une seule fois. Si vous l'inscrivez avec les frais de déplacement à la ligne 9200, il ne se répète pas ici; la limite de la moitié le suit tout de même.
Quand la limite ne s'applique pas
Ces limites ne s'appliquent pas dans les cas suivants :
- votre activité commerciale habituelle consiste à fournir des repas, des boissons ou des divertissements à des clients moyennant une contrepartie, par exemple des restaurants, des hôtels ou des motels;
- vous facturez à votre client des repas et des frais de représentation et vous précisez ces dépenses sur la facture;
- vous avez inclus ces dépenses dans le revenu d'un employé, ou vous l'auriez fait si l'employé ne travaillait pas à un lieu de travail éloigné ou particulier;
- vous avez engagé ces dépenses pour célébrer une fête de bureau ou une fête semblable à laquelle tous vos employés d'un emplacement particulier étaient invités, jusqu'à concurrence de six événements semblables par année;
- ces dépenses se rapportent à une activité de financement principalement au profit d'un organisme de bienfaisance enregistré;
- vous fournissez des repas à un employé logeant dans un campement de travailleurs temporaire construit ou installé pour fournir des repas et de l'hébergement aux employés qui travaillent sur un chantier de construction, et l'employé n'est pas censé retourner à son domicile chaque jour.
Deux métiers, deux règles particulières
Les camionneurs de grand routier. La partie déductible des frais d'aliments et de boissons consommés au cours d'une période de déplacement admissible est de quatre cinquièmes plutôt que de la moitié.
Une période de déplacement admissible dure au moins vingt-quatre heures consécutives. Le conducteur se trouve alors à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où il réside. Il doit en outre transporter des marchandises vers un lieu éloigné d'au moins cent soixante kilomètres de sa résidence, ou en provenance d'un tel lieu.
Les messagers à pied ou à bicyclette et les conducteurs de pousse-pousse. Les travailleurs à leur compte peuvent déduire les montants relatifs à la nourriture et aux boissons additionnelles qu'ils doivent consommer au cours d'une journée de travail normale en raison de la nature de leur emploi. L'ARC prévoit un taux fixe par jour, indiqué sur sa page.
Si vous demandez cette déduction, vous devez tenir un carnet de route indiquant le nombre de jours et d'heures par jour que vous avez travaillés au cours de l'année d'imposition. L'ARC peut également demander les bons de livraison ou d'autres documents qui appuient le nombre de jours de travail déclarés.
Si vous voulez demander un montant excédant la déduction à taux fixe en vigueur, l'ARC demandera aussi :
- les reçus pour tous les aliments et boissons demandés;
- un document démontrant clairement le supplément d'aliments et de boissons nécessaires en raison de la nature du travail, et dans quelle mesure ce supplément dépasse la consommation d'une personne ordinaire en termes de coût et de quantité.
Ce qu'il faut conserver
Vous êtes tenu par la loi d'inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d'être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et de toutes vos dépenses. Pour cette ligne, les pièces qui comptent sont :
- le reçu au montant complet, détaillé plutôt que le seul relevé de carte;
- une note indiquant qui était présent et pourquoi, quand le reçu ne le dit pas;
- la facture au client, lorsque vous lui avez refacturé le repas en le précisant;
- le carnet de route, pour les messagers et les conducteurs de pousse-pousse.
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous demanderait de les consulter plus tard. Généralement, vous devez conserver vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.