Les petites fournitures de bureau que votre entreprise consomme se déduisent dans l'année. Sur le formulaire T2125, elles vont à la ligne 8810, Frais de bureau.
Ce qui va sur cette ligne
Le coût des frais de bureau qui ne sont généralement pas liés à votre espace de travail. Cette dépense comprend les petits articles comme :
- les stylos à bille;
- les crayons;
- les trombones;
- la papeterie;
- les timbres.
Ce qui ne va pas sur cette ligne
Les fournitures liées à votre espace de travail. Les articles que votre entreprise utilise pour produire ses biens et ses services vont à la ligne 8811, Papeterie et fournitures de bureau. La distinction est celle de l'ARC, et elle est l'inverse de ce que le nom des deux lignes laisse croire.
Les biens en immobilisation. Les frais de bureau ne comprennent pas les dépenses d'investissement pour acheter des biens durables tels que :
- les calculatrices;
- les classeurs;
- les bureaux;
- les chaises.
Ceux-ci sont considérés comme des immobilisations. Ils ne sont pas perdus : vous pouvez demander la déduction pour amortissement (DPA), qui répartit le coût d'un bien durable sur plusieurs années au lieu de le déduire d'un seul coup.
Ce qu'il faut conserver
Vous êtes tenu par la loi d'inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d'être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et de toutes vos dépenses. Appuyez chaque dépense à l'aide des documents suivants :
- factures;
- reçus;
- contrats;
- autres pièces justificatives.
Le reçu détaillé vaut plus que le total de la caisse : c'est la liste des articles qui indiquera plus tard si l'achat était une fourniture consommée ou une immobilisation.
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous demanderait de les consulter plus tard. Généralement, vous devez conserver vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Ligne 8810 – Frais de bureau
- Réclamer la déduction pour amortissement (DPA)
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.