Malgré son nom, cette ligne ne porte pas sur les stylos et les trombones. Elle porte sur ce que votre entreprise consomme pour produire ce qu'elle vend. Sur le formulaire T2125, elle porte le numéro 8811, Papeterie et fournitures de bureau.
Ce qui va sur cette ligne
Le coût des articles utilisés par l'entreprise qui servent indirectement à la production de biens et de services. Les exemples sont ceux de l'ARC :
- un vétérinaire inscrira les dépenses de médicaments, de seringues et d'autres fournitures;
- un plombier inscrira le coût des accessoires de nettoyage;
- une garderie inscrira les articles de maison utilisés par les enfants ainsi que la nourriture achetée pour nourrir les enfants.
Ce qui ne va pas sur cette ligne
Les petits articles de bureau ordinaires. Les stylos à bille, les crayons, les trombones, la papeterie et les timbres vont à la ligne 8810, Frais de bureau.
Les marchandises achetées pour la revente et les matières qui entrent dans ce que vous vendez. Elles font partie du coût des marchandises vendues, à la partie 3 du formulaire, et non des dépenses de la partie 4.
Les outils et l'équipement durables. Ce sont des immobilisations : leur coût se déduit par la déduction pour amortissement (DPA) plutôt que dans l'année de l'achat.
Ce qu'il faut conserver
Vous êtes tenu par la loi d'inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d'être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et de toutes vos dépenses. Appuyez chaque dépense à l'aide des documents suivants :
- factures;
- reçus;
- contrats;
- autres pièces justificatives.
Le reçu détaillé est celui qui sert, parce que la ligne dépend de ce qui a été acheté et de l'usage qu'en fait l'entreprise. Une même épicerie peut être une dépense personnelle chez un consultant et une fourniture chez une garderie qui nourrit les enfants.
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous demanderait de les consulter plus tard. Généralement, vous devez conserver vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Ligne 8811 – Papeterie et fournitures de bureau
- Guide T4002 – Chapitre 3 : Dépenses
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.