Ce que vous payez à vos employés est une dépense d'entreprise. Sur le formulaire T2125, cette dépense va à la ligne 9060, Salaires, traitements et avantages (y compris les cotisations de l'employeur).
La règle qui surprend le plus est simple : ce que vous vous versez à vous-même n'est pas un salaire.
Ce qui va sur cette ligne
Vous pouvez déduire les salaires bruts et les autres avantages que vous payez à vos employés.
En tant qu'employeur, vous devez déduire votre part des montants payables suivants :
- les cotisations versées au Régime de pensions du Canada ou au Régime de rentes du Québec;
- les cotisations versées à l'assurance-emploi;
- les cotisations versées à un régime provincial d'assurance parentale;
- les paiements à une commission des accidents du travail pour vos employés.
Vous pouvez aussi déduire les primes d'assurance-maladie, d'assurance-accident, d'assurance-invalidité ou d'un régime d'assurance de sécurité du revenu que vous avez versées pour vos employés.
Ce qui ne va pas sur cette ligne
Votre propre salaire et vos retraits. Les salaires ou les retraits payés ou payables aux associés ainsi qu'à vous-même ne sont pas déductibles. Les retraits des propriétaires de l'entreprise s'inscrivent plutôt dans la partie du formulaire réservée aux détails du capital.
Les frais de main-d'œuvre directe et les contrats de sous-traitance. Ils ne vont pas sur cette ligne; ils s'inscrivent avec le coût des marchandises vendues et les sous-traitants, à la partie 3 du formulaire.
La valeur du logement et des repas offerts à votre enfant à charge ou à votre époux ou conjoint de fait. Vous ne pouvez pas la déduire comme dépense.
Payer votre enfant ou votre conjoint
Vous pouvez déduire le salaire que vous payez à votre enfant si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- vous payez réellement le salaire;
- le travail fait par votre enfant était nécessaire pour produire un revenu d'entreprise, de profession libérale ou de pêche;
- le salaire est raisonnable, compte tenu de l'âge de votre enfant et du salaire que vous auriez payé à quelqu'un d'autre pour le même travail.
Conservez les documents qui justifient ce salaire. Si vous le payez par chèque, conservez les chèques payés. Si vous le payez en espèces, faites-vous remettre un reçu signé par votre enfant.
Si vous payez votre enfant autrement qu'en argent, vous pouvez déduire comme dépense la valeur des produits tenant lieu de salaire. Votre enfant doit alors inclure dans son revenu la valeur des produits reçus, et vous devez ajouter le même montant à vos ventes brutes.
Les mêmes règles s'appliquent au salaire versé à votre époux ou conjoint de fait.
Vous devez déclarer sur des feuillets T4 les salaires versés à vos enfants et à votre époux ou conjoint de fait, tout comme vous le feriez pour d'autres employés. Le guide RC4120 explique comment produire ces feuillets.
Ce qu'il faut conserver
Vous êtes tenu par la loi d'inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d'être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et de toutes vos dépenses. Pour cette ligne, les pièces qui comptent sont :
- le journal de paie et les relevés de versements à l'ARC;
- les feuillets T4 produits pour l'année;
- les chèques payés, ou les reçus signés si vous avez payé en espèces;
- les factures des primes d'assurance versées pour vos employés;
- les avis de la commission des accidents du travail.
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous demanderait de les consulter plus tard. Généralement, vous devez conserver vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Ligne 9060 – Salaires, traitements et avantages (y compris les cotisations de l'employeur)
- Guide RC4120, Guide de l'employeur – Comment produire le feuillet T4 et le Sommaire
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.