Le carburant que votre machinerie et votre équipement consomment est une dépense d'entreprise. Sur le formulaire T2125, il va à la ligne 9224, Carburant et huile (sauf pour véhicule à moteur).
Le nom de la ligne dit l'essentiel : tout ce qui brûle dans un véhicule à moteur se déduit ailleurs.
Ce qui va sur cette ligne
Le coût des carburants utilisés dans votre entreprise :
- l'essence;
- le diesel;
- le gaz propane, y compris pour votre bateau et votre matériel de pêche;
- l'huile à moteur et tout autre lubrifiant.
Ce qui ne va pas sur cette ligne
Le carburant et l'huile de votre véhicule à moteur. Ils se déduisent avec les dépenses relatives aux véhicules à moteur, à la ligne 9281, où ils sont répartis selon les kilomètres parcourus pour gagner un revenu. Un plein ordinaire à la station-service appartient donc presque toujours à cette ligne-là, et non ici.
Le carburant et l'huile consacrés à l'utilisation commerciale de votre résidence. Vous devez les déduire comme frais d'utilisation de la résidence aux fins de l'entreprise.
Ce qu'il faut conserver
Vous êtes tenu par la loi d'inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d'être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et de toutes vos dépenses. Pour cette ligne, les pièces qui comptent sont :
- les factures du fournisseur de carburant;
- les reçus indiquant le produit acheté;
- les autres pièces justificatives.
Un reçu qui nomme le produit et la quantité aide, parce que c'est l'équipement alimenté, et non le montant, qui distingue cette ligne de la ligne 9281.
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous demanderait de les consulter plus tard. Généralement, vous devez conserver vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Guide T4002 – Chapitre 3 : Dépenses (ligne 9224)
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.