Ce qu'il en coûte de rouler pour gagner un revenu d'entreprise se déduit, mais seulement pour la partie qui sert à l'entreprise. Sur le formulaire T2125, ces dépenses vont à la ligne 9281, Dépenses relatives aux véhicules à moteur (sans la DPA), et se calculent dans le tableau A du formulaire.
Ce qui va sur cette ligne
Les frais d'utilisation d'un véhicule à moteur ou d'une voiture de tourisme que vous utilisez pour gagner un revenu :
- le carburant;
- l'assurance;
- l'immatriculation et les permis;
- l'entretien et les réparations;
- les frais de location, qui sont plafonnés;
- l'intérêt d'un prêt pour l'achat du véhicule, qui est plafonné lui aussi.
Si vous utilisez le véhicule à des fins commerciales et à des fins personnelles, vous pouvez seulement déduire la partie des frais qui vous sert à gagner un revenu.
Deux dépenses échappent à ce partage : vous pouvez déduire la totalité des frais de stationnement liés à vos activités commerciales ainsi que l'assurance d'affaires supplémentaire pour votre véhicule.
Ce qui ne va pas sur cette ligne
La déduction pour amortissement du véhicule. Le véhicule lui-même est un bien amortissable : sa DPA se demande à la ligne 9936, jamais à l'intérieur de cette ligne-ci. Le nom de la ligne le dit.
Les dépenses d'un associé qui utilise son véhicule personnel. Si vous êtes un associé dans une société de personnes et que vous avez utilisé votre véhicule personnel pour les besoins de l'entreprise, vous pouvez déduire ces dépenses à la ligne 9943, « Autres montants déductibles de votre part du revenu net (perte nette) de la société de personnes » du formulaire T2125.
Le registre est ce qui rend la déduction possible
Pour justifier vos frais de véhicule, vous devez tenir un registre des kilomètres parcourus pour gagner un revenu et du total des kilomètres parcourus. C'est ce rapport qui détermine la part déductible dans le tableau A.
Pour chaque voyage fait pour gagner un revenu d'entreprise, gardez un registre des éléments suivants :
- la date;
- la destination;
- le but du voyage;
- le nombre de kilomètres parcourus.
Inscrivez le kilométrage indiqué à l'odomètre au début et à la fin de l'exercice. Si vous changez de véhicule pendant l'exercice, inscrivez la date et le kilométrage au moment de la vente, de l'achat ou de l'échange. Si vous utilisez plus d'un véhicule, calculez les dépenses de chaque véhicule séparément et gardez des registres distincts.
Si vous utilisez le véhicule seulement à l'occasion pour votre entreprise, vous pouvez déduire les frais pour chacun de vos déplacements plutôt que par un rapport annuel.
Un reçu d'essence ou de garage ne dit rien de l'usage du véhicule. C'est le registre qui le dit, et il se tient pendant l'année, pas au moment de produire votre déclaration.
Ce qu'il faut conserver
Vous êtes tenu par la loi d'inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d'être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et de toutes vos dépenses. Vous pouvez déduire seulement les dépenses raisonnables et à l'appui de reçus. Pour cette ligne, les pièces qui comptent sont :
- le registre des kilomètres, tenu pour toute l'année;
- les reçus de carburant, d'entretien et de réparation;
- les avis d'assurance et d'immatriculation;
- le contrat de location ou les relevés du prêt;
- les reçus de stationnement liés à vos activités commerciales.
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous demanderait de les consulter plus tard. Généralement, vous devez conserver vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Dépenses relatives aux véhicules à moteur (sans la DPA)
- Registres pour les véhicules à moteur
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.