Rouler pour gagner un revenu d'entreprise coûte quelque chose, et une partie de ce coût se déduit. Aucun reçu ne dit laquelle : c'est un calcul, et le formulaire T2125 le fait en trois tableaux. Le tableau A répartit vos frais d'utilisation entre l'entreprise et la vie personnelle. Les tableaux B et C plafonnent deux de ces frais — l'intérêt et la location — lorsque le véhicule est une voiture de tourisme.
Le partage : le tableau A
Si vous utilisez un véhicule à moteur ou une voiture de tourisme à des fins commerciales et à des fins personnelles, vous pouvez seulement déduire la partie des frais qui vous sert à gagner un revenu. Cette partie vient du rapport entre les kilomètres parcourus pour gagner un revenu et le total des kilomètres parcourus pendant l'exercice.
Deux frais échappent à ce partage : vous pouvez déduire la totalité des frais de stationnement liés à vos activités commerciales ainsi que l'assurance d'affaires supplémentaire pour votre véhicule.
Si vous utilisez le véhicule seulement à l'occasion pour votre entreprise, vous pouvez déduire les frais pour chacun de vos déplacements plutôt que par un rapport annuel.
Une chose que cette méthode n'est pas : un taux. Il n'existe pas de taux fixe par kilomètre pour un travailleur indépendant. Vous pouvez déduire seulement les dépenses raisonnables et appuyées par des reçus — les frais réels, répartis selon les kilomètres du registre. C'est la seule méthode du formulaire T2125.
Si vous utilisez plus d'un véhicule pour gagner votre revenu, calculez les dépenses de chaque véhicule séparément et gardez des registres distincts pour chacun.
Les frais qui entrent dans le calcul
- les droits d'immatriculation et les permis;
- le carburant et l'huile;
- les frais d'électricité pour les véhicules zéro émission;
- les primes d'assurance;
- l'entretien et les réparations;
- l'intérêt sur l'argent emprunté pour acheter le véhicule, qui est plafonné;
- les frais de location, qui sont plafonnés eux aussi.
La déduction pour amortissement (DPA) du véhicule ne fait pas partie de ce calcul. Le véhicule est un bien amortissable, et sa DPA se demande séparément, à la ligne 9936.
Les plafonds des voitures de tourisme
Une voiture de tourisme est un véhicule à moteur qui vous appartient ou que vous louez, conçu ou aménagé principalement pour transporter des personnes dans les rues et sur les routes, et comptant au maximum neuf places assises, celle du conducteur comprise. Les voitures de tourisme et les voitures de tourisme zéro émission sont soumises à des limites sur la DPA, les frais d'intérêt et les frais de location.
L'intérêt — le tableau B. Vous pouvez déduire l'intérêt sur l'argent emprunté pour acheter le véhicule, mais pour une voiture de tourisme, le montant déductible est limité au moins élevé de deux montants : le total des intérêts payables pour l'année, et un montant quotidien prescrit multiplié par le nombre de jours pendant lesquels des intérêts étaient payables. Le montant quotidien dépend de la période où la voiture a été achetée, et non de l'année d'imposition dans laquelle vous demandez la déduction. L'ARC fixe un plafond qui change selon l'année; la page donne les montants à jour. Le calcul se fait au « Tableau B – Intérêts admissibles pour les voitures de tourisme ».
La location — le tableau C. Les frais de location d'une voiture de tourisme sont plafonnés eux aussi. Le tableau C compare un plafond mensuel prescrit, fixé par l'année où le contrat de location a été conclu, avec un second calcul qui met le prix de détail suggéré par le manufacturier en regard de la limite du coût en capital prescrite pour cette année-là. Là encore, l'ARC fixe un plafond qui change selon l'année; la page donne les montants à jour. Habituellement, les frais de location incluent les taxes, mais pas les frais comme l'assurance et l'entretien : ceux-là s'inscrivent aux lignes correspondantes du tableau A.
Le coût en capital. Une voiture de tourisme dont le coût dépasse la limite prescrite de l'année d'acquisition devient un bien de la catégorie 10.1 aux fins de la DPA, et son coût en capital est plafonné à cette limite, majorée des taxes de vente calculées sur elle. Les voitures de tourisme zéro émission, qui appartiennent à la catégorie 54, ont leur propre plafond prescrit. Ces limites aussi changent d'une année à l'autre, et la page de l'ARC donne les montants à jour.
Le registre est ce qui rend le calcul possible
Le rapport du tableau A ne vient d'aucune facture. Il vient du registre, et le registre se tient pendant l'année.
Le registre complet. Pour chaque voyage fait pour gagner un revenu d'entreprise, inscrivez :
- la date;
- la destination;
- le but du voyage;
- le nombre de kilomètres parcourus.
Ces quatre éléments forment le seul document qu'aucun reçu ne peut vous donner : c'est vous qui les inscrivez, au fil de l'année, et Dossier rédige ce registre-là avec vous, déplacement par déplacement.
Inscrivez aussi le kilométrage indiqué à l'odomètre de chaque véhicule au début et à la fin de l'exercice. Si vous changez de véhicule pendant l'exercice, inscrivez la date et le kilométrage à l'odomètre au moment de la vente, de l'achat ou de l'échange.
Le registre simplifié. Vous pouvez choisir de tenir un registre complet pendant une année complète afin d'établir une année de base. Après cette année, un registre tenu sur une période représentative de trois mois peut servir à extrapoler l'utilisation du véhicule à des fins commerciales pour l'année entière, à condition que cette utilisation se situe dans la même échelle que les résultats de l'année de base — à dix points de pourcentage près — et que l'utilisation au cours de l'année de base demeure représentative de l'utilisation normale du véhicule. Si l'utilisation annuelle calculée d'une année ultérieure s'écarte davantage, le registre de la période représentative ne vaut que pour ces trois mois, et il faut alors envisager d'établir une nouvelle année de base en tenant un registre complet pendant une nouvelle période de douze mois. Que votre situation s'y prête ou non, cela se règle au moment de produire la déclaration — et c'est le registre qui répond, pas une estimation.
Le registre de douze mois qui a servi à établir l'année de base doit être conservé pendant six ans après la fin de l'exercice pour lequel il a servi.
Dossier conserve les reçus de carburant, d'entretien, d'assurance et de stationnement et les rattache au véhicule et à l'exercice. Un reçu d'essence ne dit rien de l'usage du véhicule; c'est le registre qui le dit.
Ce qu'il faut conserver
Vous pouvez déduire seulement les dépenses raisonnables appuyées par des reçus. Pour ce calcul, les pièces qui comptent sont :
- le registre des kilomètres, tenu pour toute l'année;
- les relevés d'odomètre du début et de la fin de l'exercice;
- les reçus de carburant, d'entretien et de réparation;
- les avis d'assurance et d'immatriculation;
- le contrat de location ou les relevés du prêt;
- les reçus de stationnement liés à vos activités commerciales.
Il faut conserver les registres et les documents à l'appui pendant six ans à partir de la fin de l'exercice auquel ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Dépenses relatives aux véhicules à moteur (sans la DPA)
- Registres pour les véhicules à moteur
- Dépenses relatives aux véhicules à moteur (limites, tableaux B et C)
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.