Gérer une location demande un peu de paperasse, et les petites fournitures qui vont avec sont une dépense de location. Sur le formulaire T776, elles vont à la ligne 8810, Frais de bureau.
La ligne est plus étroite que son nom le laisse croire. Elle vise ce qui se consomme, et non le mobilier ou le matériel sur lequel on s'en sert.
Ce qui va sur cette ligne
Les petits articles comme les stylos à bille, les crayons, les trombones, la papeterie et les timbres.
Pensez au timbre du reçu de loyer que vous avez posté, ou au papier sur lequel vous avez imprimé le bail.
Ce qui ne va pas sur cette ligne
Les dépenses d'investissement pour acheter des biens en immobilisation comme les calculatrices, les classeurs, les bureaux et les chaises. Ceux-ci sont considérés comme des immobilisations : ils durent, alors leur coût se répartit sur les années où vous les possédez, au moyen de la déduction pour amortissement (DPA), au lieu de se déduire d'un seul coup. Cela se traite ailleurs sur le formulaire.
La question qui départage : est-ce que la chose se consomme ou est-ce qu'elle se garde? Une boîte d'enveloppes se consomme. Un classeur se garde.
Dossier signale un achat qui semble durable pour que la question soit devant vous au moment de produire votre déclaration. Il n'y répond pas.
Ce qu'il faut conserver
Vous devez tenir des registres détaillés de toutes les sommes que vous générez et de toutes les dépenses que vous engagez. Appuyez vos achats et vos dépenses à l'aide des documents suivants :
- factures;
- reçus;
- contrats;
- autres documents justificatifs.
Pour cette ligne, le reçu suffit habituellement, à condition qu'il indique ce qui a été acheté : un reçu détaillé de fournitures de bureau répond de lui-même à la question du bien qui se consomme ou qui se garde, alors qu'un relevé de carte du même commerce ne le fait pas.
N'envoyez pas vos registres comptables avec votre déclaration de revenus, mais conservez-les au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous les demanderait. L'ARC pourrait refuser la totalité ou une partie des dépenses que vous ne pouvez pas justifier. Généralement, vous devez conserver vos livres comptables pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Sources officielles de l'ARC
- Guide T4036, Revenus de location — Chapitre 3 : Dépenses
- Dépenses de location que vous pouvez déduire
Source : Agence du revenu du Canada (canada.ca). Ceci n'est pas un conseil fiscal.